Die Retrospektive in der Storming Phase


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Die Retrospektive ist das erste Meeting das abgeschafft wird, frei nach dem Motto “Bei uns läuft es wunderbar, wir brauchen keine Retrospektive”. Interessanterweise ist Sie aus meiner Sicht das wichtigste Meeting, weil sie Reflexion und Weiterentwicklung fördert und bei richtiger Moderation und Gestaltung zur Konfliktlösung beiträgt.

Wenn wir vom Tuckman Phasenmodell ausgehen, kommt der Retrospektive in der Storming-Phase eine ungemein wichtige Rolle zu. Gerade jene Teams die in dieser oder der Norming-Phase stecken geblieben sind, sollten einen besonderen Fokus auf die Retrospektive legen. Die Tatsache dass manche Teams die Performing-Phase niemals erreichen bedeutet jedoch nicht dass keine Leistung erbracht wird. Ganz im Gegenteil, auch in den beiden erstgenannten Stufen können Teams Beachtliches leisten ohne jedoch jemals auf Hochtouren zu fahren.

Genau mit diesem Status quo scheinen sich viele Teams aber auch Manager zufrieden zu geben. Von außen wirkt es so, als würde Sprint für Sprint immer wieder aufs Neue „geliefert werden“. Das Commitment stimmt und trotzdem herrscht eine Unsicherheit über das eigene Tun, die sich durch das gesamte Team zieht.

Das Gefühl sich im Kreis zu drehen tritt dann ein, wenn allen klar ist, dass hier etwas schief läuft aber niemand aktiv wird. Noch schlimmer wenn widersprüchliche Zeichen vom Management gesetzt werden, wie z.B. „Ihr müsst euch selbst organisieren“, aber das Team keinen glaubhaften Rückhalt bekommt. Die Reaktion darauf ist häufig ein kompletter Rückzug und Passivität. Damit werden die dahinter liegenden Probleme überspielt. Vereinzelte Meldungen werden in der Retrospektive dankend angenommen um ein bisschen „Dampf abzulassen“, nur um dann weiter in der zu Storming/Norming Phase zu verharren. Nicht ausgesprochene Probleme gehen auf Kosten der Leistung und zwar jedes Einzelnen.
Das Problem ist nicht nur die unterschwellige Unzufriedenheit und Hilflosigkeit die mit diesem Zustand einhergeht, sondern auch die Tatsache, dass dies in minderer Qualität resultiert und diese zum Standard wird.

Aus meiner Sicht bietet sich mit jenem Meeting Format die Möglichkeit genau jenen Zustand 1.) schnell zu erkennen und 2.) die dahinterliegenden Konflikte anzusprechen.

Wie kann uns jetzt aber die Retrospektive dabei helfen?

Werfen wir einen Blick darauf, was wir bei Retrospektiven in der Storming-Phase alles beachten sollten:

  • Konflikte offen ansprechen
  • Auf der Sachebene bleiben
  • Einhalten oder festlegen von Teamregeln
  • Ergebnisse fortlaufend transparent machen
  • Ziele und Aufgaben in Erinnerung rufen
  • Strukturen/Methoden implementieren
  • Externe Moderation und Supervision nutzen
  • Erfolgserlebnisse schaffen

(Quelle: Helene Valadon, https://blog.borisgloger.com/2012/06/13/teambuilding-retrospektive-ist-nicht-gleich-retrospektive-2/)

Die meisten Teams werden die Liste durchgehen und mit Ausnahme von “Konflikte offen ansprechen” alles als absolviert markieren. Die restlichen Ratschläge sind im Vergleich zum ersten Punkt auch einfacher umzusetzen.

Was passiert aber in diesen Retrospektiven?

Im Regelfall wird die Retrospektive dazu genützt um über den vergangen Sprint zu reflektieren. Häufig werden die Konflikte aber nicht direkt angesprochen, sondern dreht sich um Auswirkungen und Themen wie „Wir müssen besser timeboxen“ oder „Wir müssen mehr Tests schreiben“. Das sind alles valide Verbesserungsvorschläge, jedoch überschatten sie die dahinter liegenden Konflikte.

“Um aus der Vergangenheit zu lernen, schauen die Teammitglieder gemeinsam zurück und bewerten, was gut und was schlecht gelaufen ist. Vor allem analysieren sie, WARUM Dinge gut oder schlecht gelaufen sind, um so zu Verbesserungsmaßnahmen zu gelangen”

(Helene Valadon, https://blog.borisgloger.com/2012/06/13/teambuilding-retrospektive-ist-nicht-gleich-retrospektive-2/)

Schlussendlich geht es um das „WARUM“. Genau das ist das wirklich schwierige. Viele Teams vergeuden Ihre Zeit mit Retrospektiven, die sich auf den Erhalt des Status Quo richten und verlieren durch diese passive Ausrichtung viel von Ihrer Agilität. Sie werden defensiv.

Warum werden die Konflikte nicht ausgesprochen?

Stellen Sie sich vor, Sie kommen neu in eine Firma rein und bemerken nach einiger Zeit, dass es keine offen ausgetragenen Konflikte gibt. Werden Sie da nicht auch ein bisschen neugierig und fragen sich warum das so ist? Vor allem, werden Sie Ihre eigene Unzufriedenheit mit einem Umstand oder einem Kollegen dann auch nicht offen aussprechen. Sie denken sich, dass entweder Sie der Einzige sind der ein Problem hat oder aber Sie wollen nicht der Erste sein, der den Stein ins Rollen bringt.

Genau diese Gedanken kreisen in den Köpfen der Teilnehmer innerhalb der Retrospektive.

Mit dieser Scheu vor Konflikten tun wir uns aber nichts Gutes.

Es spielen aber noch weitere Faktoren eine Rolle. Denken Sie nur an die wirklich wertvolle Grundhaltung im Scrum “Wir gehen davon aus, dass jeder, zu jedem Zeitpunkt sein Bestes gegeben hat”. Diese Geisteshaltung macht es schwierig Kritik offen auszusprechen ohne diese dabei ad absurdum zu führen. Hier braucht es Verständnis der Kultur und geschickte Gesprächsführung.

Die regelmäßig stattfindende Retrospektive vermittelt das trügerische Gefühl Probleme jederzeit ansprechen zu können, sollte die Situation unerträglich werden. Frei nach dem Motto “Beim nächsten Mal, werde ich die Probleme ansprechen”.

Das ist nicht hilfreich und führt nur zu einem kontinuierlichen Unterdrücken oder Verschieben des Problems.

Viele Unternehmen haben gar keine Retrospektive, d.h. Konflikte treten manchmal sehr spät zu Tage und können im Bestfall mit Mediationssitzungen nur mehr teils gelöst werden, wenn es nicht schon zu spät ist. Mit dem agilen Ansatz besteht jedoch mit jeder Retrospektive eine neue Chance die Konflikte anzusprechen und Lösungen zu finden.

Checklisten und der Faktor Zeit

Dabei sollten Sie zwei Dinge sehr genau beachten.

Checklisten

  • Post-It’s (check)
  • Flip Chart (check)
  • Was ist passiert? (check)
  • Was können wir verbessern? (check)
  • Was wollen wir beibehalten? (check)
  • Im Zeitplan geblieben (check)

Wenn Sie fiktive oder tatsächliche Checklisten wie die Obige führen, dann legen Sie diese fürs erste mal zur Seite und überlegen Sie sich was Sie erreichen wollen.

Gehen Sie die Probleme direkt an, schaffen Sie eine Atmoshpäre in der offen diskutiert werden kann. Stellen Sie die richtigen Fragen und erzeugen Sie eine Stimmung und Geisteshaltung die nicht nur mit Kritik umgehen kann, sondern diese auch fördert.

Zeit

Vergessen Sie die Zeit für einen Moment. Dann dauert die Retrospektive eben 4 Stunden. Wir wollen hier Probleme lösen. Da kommt es auf die paar Stunden mehr oder weniger auch nicht mehr an. Sehen Sie es genau anders herum: Wie viel Geld kostet ein suboptimal performendes Team? Jeden Tag, jede Woche, jeden Monat, jedes Jahr? Diese extra Stunden sind vermutlich die beste Investition die Sie in diesem Monat machen werden.

Nehmen Sie sich die Zeit, stellen Sie die richtigen Fragen und testen Sie Ihre agile Kultur. Sie werden nicht alle Probleme und Konflikte mit einer einzigen Retrospektive lösen können aber Sie werden die Grundlagen geschaffen haben.